Rapport annuel 2018

Galenica rapport annuel 2018 | 61 Registre des actions Il n’existe pas de règles statutaires concernant une date limite d’inscription au registre des actions. Pour des raisons pratiques, toutefois, le registre des actions demeure fermé aux inscriptions quelques jours avant une Assemblée géné- rale. Pour l’exercice 2018, le registre sera clos à partir du jeudi 25 avril 2019 et pour l’exercice 2019 à partir du mardi 12 mai 2020. Les actionnaires qui sont inscrits au registre des actions au mercredi 24 avril 2019 et au lundi 11 mai 2020, respectivement, peuvent exercer leur droit de vote à l’Assemblée générale correspondante. Les instructions peuvent être transmises à la représentante indépendante par écrit ou par voie électronique via la plate- forme Nimbus Shapp ® utilisée par Galenica. Les données d’accès nécessaires à la création d’un profil utilisateur seront jointes à l’invitation à l’Assemblée générale, qui sera adressée à tous les actionnaires autour du 1 er avril 2019. Les instructions doivent parvenir à la représentante indé- pendante au plus tard le soir de l’avant-veille de l’Assem- blée générale, soit le mardi 30 avril 2019 pour l’Assemblée générale 2019, ou le vendredi 15 mai 2020 pour l’Assem- blée générale 2020. Prise de contrôle et mesures de défense Les dispositions de l’art. 125 ss LIMF (loi fédérale sur les infrastructures des marchés financiers et le comportement sur le marché en matière de négociation de valeurs mobi- lières et de dérivés; loi sur l’infrastructure des marchés financiers) permettant de déroger à l’obligation de présen- ter une offre ne sont pas modifiées dans les statuts. Les contrats de travail des membres de la Direction générale et des membres de la Direction ne contiennent pas non plus de dispositions à ce sujet. Organe de révision L’organe de révision du Groupe Galenica est Ernst & Young SA, Berne. C’est Roland Ruprecht, expert-comptable diplômé et partenaire d’Ernst & Young, qui est responsable du mandat. Les honoraires de l’organe de révision Ernst & Young pour son travail de révision effectué en 2018 chez Galenica et les sociétés du Groupe se sont montés à CHF 775’000. Pour l’année écoulée, les honoraires d’Ernst & Young et de ses partenaires pour l’exécution de mandats supplémen- taires pour Galenica et ses sociétés affiliées se sont élevés à CHF 117’000 pour des prestations supplémentaires liées à la révision. Roland Ruprecht a participé en 2018 à deux séances du Comité Audit et Risques. Par ailleurs, l’organe de révision a présenté son rapport lors de la séance du Conseil d’admi- nistration du 5 mars 2019. L’organe de révision est régulièrement informé des nou- veaux projets. Son activité est analysée par le Comité Audit et Risques au moins une fois par an. Les critères pris en compte sont notamment les suivants: compétence concer- nant les questions liées à la présentation des comptes, compréhension de la structure du Groupe, qualité du rap- port, respect des délais, indépendance et coûts. Compliance et code de conduite L’engagement au respect des lois et directives (Compliance) ainsi qu’un comportement intègre constituent un élément essentiel de la culture d’entreprise du Groupe Galenica et font partie intégrante de la gestion d’entreprise. Galenica attache une grande importance à ce que ses activités soient menées conformément aux règles de déontologie et aux prescriptions légales en vigueur. Les efforts de Galenica en matière de Compliance reposent sur trois piliers: préven- tion, identification et réaction. Plusieurs formations sur la Compliance ont été organisées durant l’année sous revue, notamment sur le thème du droit des cartels au niveau de la Direction générale. Un audit externe a permis de clarifier l’importance des réglementations sur la protection des don- nées actuelles pour Galenica. Galenica pratique une politique de tolérance zéro en ce qui concerne les actes de corruption commis par des employés, partenaires, fournisseurs ou représentants de tiers. Le code de conduite du Groupe Galenica définit les principes essentiels en lien avec la corruption, les cadeaux et les invitations que doivent respecter tous les collaborateurs. Galenica incite également ses fournisseurs à la soutenir dans ses efforts en faveur d’un développement durable et elle a notamment édicté un code de conduite pour les four- nisseurs. En 2018, deux formations sous forme d’e-learning ont été organisées sur le code de conduite et la protection Corporate Governance Galenica